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E-mails como devem ser

 

Resumo: escrever e ler e-mails é para muitos, uma tarefa que ocupa a maior parte do nosso tempo ao frente do ecrão. Supreende, no entanto, o pouco cuidado que alguns mostram na redação dos seus e-mails.
Neste artigo serão fornecidas uma série de orientações para editar e-mails de forma correcta e adequada.


O facto de não ver quem é o destinatário da mensagem não quer dizer que deva ser tratado como se fosse um estranho.
Se se trata de uma reunião com qualquer contacto comercial, e se tens em conta o que é que vais dizer e o que é que vais vestir, porque não começar logo desde o início?

Esta deve ser a ideia que também deve ser aplicada aos e-mails: devem transmitir a melhor imagem possível da tua pessoa e do negócio que representas. Neste méio não dispões de tons de voz nem de gestos, só letras que o leitor da mensagem traduz de forma inconsciente com boa ou má vontade. Criar uma boa impresão necessária para os teus interesses depende de como orientes a redação do teu mail.

O mail é um meio que está sempre disponível, mas muitas vezes não são obtidas respostas, isto pode ser devido a:
O remitente não faz ideia do que é que faz o destinatário ou que é que é.
O remitente não assina o e-mail ou não inclui o seu nome, contacto, etc.

Eis aqui alguns exemplos tirados de um site:

"Poderiamos receber mais informação, estamos interessados na contratação da sua publicidade" (quem é? que empresa é?)

"Subject: requisição de afiliação ao programa de Unicef
Conteúdo: Subject: requisição de afilliação ao programa de Unicef - Tradedoubler"

... No comments. Um senhor telefona à tua casa e mal perguntas que é ele este responde: "qual é o segredo para fazer um bom bacalhau à braz?" Julgo que não darias resposta nenhuma :) e pensarás que se trata de uma brincadeira.

Repara: "Olá, o meu nome é Nuno Garcia. Não nos conhecemos pessoalmente mas a tua amiga Cristina deu-me o teu contacto porque diz que és uma excelente cozinheira. Tenho um jantar e pensei que poderias ajudarme com umas dicas para fazer um bom bacalhau à braz, ou uma outra receita para ficar bem. Poderia telefonar-te noutro momento se agora estás ocupada. Realmente dava-me muito jeito e se calhar noutra ocasião poderia devolver-te o favor (...)".

... Há diferença, não há?

No primeiro contacto comercial, deves ter em conta:

Linha de assunto. Muitas pessoas decidem quê mensagens vão ler ou não em função da linha de assunto. Devem ser curtos, com conteúdo atrainte e o mais pessoal possível.

Saudação. Há muitas opiniões em relação a este assunto. Alguns acham que os mails não devem ser tão formais em termos de tratamento como as comunicações de negócios. Ao fim e ao cabo trata-se de ser o mais objectivo possível. Mas uma saudação sem ser muito exagerada apresenta-se como necessário.

Apresentar-te brevemente. Nome e empresa é suficiente.

Referências. Onde é que tiras o e-mail é sempre um bom começo.

Assunto. O mais importante é ser breve, não sabes quanto tempo é que o destinatário te vai conceder para decidir se lhe interessa ou não. 30 ou 40 linhas é mais do que suficiente.

Assinatura. Já falamos neste documento, deve ser inserida SEMPRE.

Algumas questões sobre estilo:
Tú ou você? A eterna questão. No Brasil toda a gente trata-se pelo você, mas em Portugal depende do tipo de pessoa à qual nos dirigimos... Depende muito da cultura do pais. No entanto, sobretudo quando se tratam questões comerciais e não conhecemos à pessoa, utilizar sempre você.

Não escrever em maiúsculas. Na internet as maiúsculas equivale a falar aos gritos. Além disso, em termos de leitura as diferentes alturas das letras minúsculas proporcionam uma melhor percepção visual do texto. As letras MAIÚSCULAS são sempre iguais em termos de altura, pelo que resulta mais difícil a sua leitura.

Sempre que inseridos, os links devem estar sempre operativos desde o próprio mail. É importante revisar os links todos antes de enviar o mail ao destinatário. Não anexes documentos a pessoas que não conheças sem pedir antes permiso (anexos de gente desconhecida são vistos com receio). Se deves enviar alguma informação comerical coloca-a online num site e remite o endereço no mail. No incluas na lista dos destinatários aos que tens enviado o mail no campo C/C.

Nas assinaturas ou e-mail do remitente, mostra uma melhor imagem inserir um e-mail pessoal antes que um mais geral tipo info ou vendas, etc...

Reler sempre as mensagems e revisar a ortografia antes do envio.
Se tiveres em situação de ter que responder a um e-mail aplica estes mesmos critérios e:
Se não dispões de tempo para responder ou estudar o e-mail, responde com uma mensagem que indique que recebeste a sua mensagem mas que não vais poder responder até um dado dia.

Se não vais abrir a tua caixa de correio muito frequentemente, instala um autoresponder automático.

 

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Copyleft Juan Leal. 15/09/02 - Lisboa
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