Resumo:
escrever e ler e-mails é para muitos, uma tarefa
que ocupa a maior parte do nosso tempo ao frente do
ecrão. Supreende, no entanto, o pouco cuidado
que alguns mostram na redação dos seus
e-mails.
Neste artigo serão fornecidas uma série
de orientações para editar e-mails de
forma correcta e adequada.
O facto de não ver quem é
o destinatário da mensagem não quer dizer
que deva ser tratado como se fosse um estranho.
Se se trata de uma reunião com qualquer contacto
comercial, e se tens em conta o que é que vais
dizer e o que é que vais vestir, porque não
começar logo desde o início?
Esta deve ser a ideia que também
deve ser aplicada aos e-mails: devem transmitir a melhor
imagem possível da tua pessoa e do negócio
que representas. Neste méio não dispões
de tons de voz nem de gestos, só letras que o
leitor da mensagem traduz de forma inconsciente com
boa ou má vontade. Criar uma boa impresão
necessária para os teus interesses depende de
como orientes a redação do teu mail.
O mail é um meio que está
sempre disponível, mas muitas vezes não
são obtidas respostas, isto pode ser devido a:
O remitente não faz ideia do que é que
faz o destinatário ou que é que é.
O remitente não assina o e-mail ou não
inclui o seu nome, contacto, etc.
Eis aqui alguns exemplos tirados de um
site:
"Poderiamos receber mais informação,
estamos interessados na contratação da
sua publicidade" (quem é? que empresa é?)
"Subject: requisição
de afiliação ao programa de Unicef
Conteúdo: Subject: requisição de
afilliação ao programa de Unicef - Tradedoubler"
... No comments. Um senhor telefona à
tua casa e mal perguntas que é ele este responde:
"qual é o segredo para fazer um bom bacalhau
à braz?" Julgo que não darias resposta
nenhuma :) e pensarás que se trata de uma brincadeira.
Repara: "Olá, o meu nome
é Nuno Garcia. Não nos conhecemos pessoalmente
mas a tua amiga Cristina deu-me o teu contacto porque
diz que és uma excelente cozinheira. Tenho um
jantar e pensei que poderias ajudarme com umas dicas
para fazer um bom bacalhau à braz, ou uma outra
receita para ficar bem. Poderia telefonar-te noutro
momento se agora estás ocupada. Realmente dava-me
muito jeito e se calhar noutra ocasião poderia
devolver-te o favor (...)".
... Há diferença, não
há?
No primeiro contacto comercial, deves
ter em conta:
Linha de assunto. Muitas
pessoas decidem quê mensagens vão ler ou
não em função da linha de assunto.
Devem ser curtos, com conteúdo atrainte e o mais
pessoal possível.
Saudação.
Há muitas opiniões em relação
a este assunto. Alguns acham que os mails não
devem ser tão formais em termos de tratamento
como as comunicações de negócios.
Ao fim e ao cabo trata-se de ser o mais objectivo possível.
Mas uma saudação sem ser muito exagerada
apresenta-se como necessário.
Apresentar-te brevemente.
Nome e empresa é suficiente.
Referências. Onde
é que tiras o e-mail é sempre um bom começo.
Assunto. O mais importante
é ser breve, não sabes quanto tempo é
que o destinatário te vai conceder para decidir
se lhe interessa ou não. 30 ou 40 linhas é
mais do que suficiente.
Assinatura. Já
falamos neste documento, deve ser inserida SEMPRE.
Algumas questões sobre estilo:
Tú ou você? A eterna questão. No
Brasil toda a gente trata-se pelo você, mas em
Portugal depende do tipo de pessoa à qual nos
dirigimos... Depende muito da cultura do pais. No entanto,
sobretudo quando se tratam questões comerciais
e não conhecemos à pessoa, utilizar sempre
você.
Não escrever em maiúsculas.
Na internet as maiúsculas equivale a falar aos
gritos. Além disso, em termos de leitura as diferentes
alturas das letras minúsculas proporcionam uma
melhor percepção visual do texto. As letras
MAIÚSCULAS são sempre iguais em termos
de altura, pelo que resulta mais difícil a sua
leitura.
Sempre que inseridos, os links devem
estar sempre operativos desde o próprio mail.
É importante revisar os links todos antes de
enviar o mail ao destinatário. Não anexes
documentos a pessoas que não conheças
sem pedir antes permiso (anexos de gente desconhecida
são vistos com receio). Se deves enviar alguma
informação comerical coloca-a online num
site e remite o endereço no mail. No incluas
na lista dos destinatários aos que tens enviado
o mail no campo C/C.
Nas assinaturas ou e-mail do remitente, mostra uma melhor
imagem inserir um e-mail pessoal antes que um mais geral
tipo info ou vendas, etc...
Reler sempre as mensagems e revisar a
ortografia antes do envio.
Se tiveres em situação de ter que responder
a um e-mail aplica estes mesmos critérios e:
Se não dispões de tempo para responder
ou estudar o e-mail, responde com uma mensagem que indique
que recebeste a sua mensagem mas que não vais
poder responder até um dado dia.
Se não vais abrir a tua caixa
de correio muito frequentemente, instala um autoresponder
automático.
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